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GTD with RememberTheMilk&iPhone 実践事例1

モーモー

GTD (Getting Things Done) そして RTM (RememberTheMilk)。前職の頃から大きな魅力を感じつつも、何度やっても定着化しなかったこの2つのシステム/ツールが今、『ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編 仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法』という強力な武器を得たことにより、今週ようやく軌道に乗ってきたような気がしています。RTMの活用については、わりとニーズが多いみたいなので、いまの枠組みをご紹介します!

まずは、収集。

GTDといえば、何はともあれ「収集」です。ほぼ日手帳6ページ分、Evernoteのメモ群、歩きながら思いついてiPhoneで取ったメモ、オフィスのキャビネットや自宅のファイルなどを片づけながら思いついたメモ、これらにとにかく思いつくことを全部書き出していきました。これをやり切ったところで、次の「見極め」フェーズに移ります。ここで、若干のRTMの方のセットアップが必要になります。

11のリストと、10のスマートリスト

タスクを入れる「器」とも言える、リストを用意します。リストの設計は、RTM公式ブログに2008年ごろポストされた「Remember The Milkで快適GTD」をほぼそのままなぞり、一部アレンジしています。

GTDに直結する5つのリストはこちら。

  • *Vision:いわゆる「高度2000m」以上の項目をまとめたリスト。「5年後のビジョン」「大事にしたい価値観」「2011年の目標」「習慣」「興味分野」を並べて、たまに見返すようにしています。
  • ps-diary:プライベートの一般投入先。
  • wk-daily:仕事の一般投入先。デフォルトはこれです。
  • ps-someday:プライベートの「いつかやる」。これが一番なんでも放り込むので数が多いです。現在93個。
  • wk-someday:仕事の「いつかやる」

その他もろもろのリスト。これらはほぼ「いつかやる」に準ずる扱いで、たまに参照するようにしています。

  • book:読みたい本。
  • buy:買うものリスト。本屋、薬屋、伊東屋、TSUTAYAなど。
  • cooking:作る予定の料理。
  • lent/borrowed:貸し借りリスト。
  • Lifehacks:なんかふといいアイデアを思いついた時はここ。
  • write:文章修行やブログで書きたいネタ帳。

また、ちらと見えている「pj-1850」「pj-WecanME」は、プロジェクトの処理用リストです。このリストの中で、ナチュラルプランニングを試みています(これについては後日)。

ここまでとりあえず用意すれば(もっと少なくてもいいですが)、一気に「見極め」が進みます。「見極め」は、“ps-someday” をホームポジションにして進めると吉です。そこが一番多いので。ものによって他のリストに移動したり、入力時に”#cooking” などを付けて格納先を振り分けます。

場所+タグの管理と、スマートリストの設計

青い背景のタブは、検索結果を保存した「スマートリスト」。ここにある10のスマートリストが、運用における鍵になります。

@Home@Workは、「場所」のスマートリストで、locationでフィルタしています。

“location”は、tagと違って、設定画面から先に器を用意しないといけません。location設定画面はGoogleMapsなので、住所入力でも、「渋谷駅」などキーワード入力でも探せて、ワンクリックで追加できます。各locationにひもづくタスクの件数が表示されています。

@Calls, @Errands, @Morning, @Talks, @Webは、「文脈(コンテクスト)」のスマートリストで、tagでフィルタしています。

たとえば @Web は、ざっと検索して調べたいようなもの、時間がある時にオンラインで読みたいものなのどをまとめています。このリストのクエリは “tag:@web” なので、ここに出したいタスクに @web のタグをつければOK。それぞれのタスクを「どのスマートリストに出したいか」で、タグを付けていくのがポイントかと思います。スマートリスト振り分け用途以外には、実質タグはほとんど使っていません。

@Callsは、電話。@Morningは、朝起きてやること。@Talksは、協議事項で、タグに同僚や家族の名前などが入っています。@Errandsってなんでしょうね?ぱしり?(笑)

残る ps-Wait、wk-Waitは「連絡待ち」リストで、”tag:wait“が抽出条件です。タスクを人に振って、連絡待ち状態になったら、”wait”のタグを追加すればOK。 wk-WeeklyStatus は、直近1週間で完了した仕事系タスクだけを履歴で表示します。以上。

日々の運用:移動したら、スマートリストを見る

小分けにしたので、運用が大変そうに思えますが、基本的な行動は、

  • 朝起きたら [@Morning] を見る
  • 職場に着いたら [@Work] を見る
  • ボスや同僚と話すタイミングができたら [@Talks]を見る
  • 仕事を終えて家に帰ってきたら [@Home] を見る

というように、場所・文脈に応じたスマートリストを見て、原則上から順に片づけて行きます。各リストは、以下の順で並べることにより、基本的には上から、エネルギーがないときは、優先度なしの期日が近いものから片づけることになります。

  1. 優先度1:重要かつ緊急。締め切りは今日
  2. 優先度2:重要かつ、やや緊急度が低い。締め切りは今週中
    (明確な期限がないけど週内に片づけたいものは ^Friday にしています)
  3. 優先度なし:重要でないもの。この中で緊急のものは締め切りを今日にする

特に重要なのは [@Work]と[@Home]のリスト。この2つのリストを見るだけで、大事なタスクを絶対忘れないようになれば、システムはかなり機能していると言えそうです。

継続的な「収集」から、週次レビューへ

ここまでの準備で、ほぼ週末を消化し、初期投資は完了した感じです。その後も日々、タスクは毎日のごとく降ってくるし、気になることはたくさん出てくるので、どんどん「Inbox」への投入をしていきます。自分の場合、思いつくのは通勤電車内が多いので、iPhoneのRTMアプリで、Inboxリストに投入していくか、FasteverでEvernoteに渡していき、PCの前にいる時に見極め・整理をやります。PC上では、普通にChromeからサイトを開いて操作しています。

このとき、「ショートカット文法」を理解していると、整理が非常に迅速になります。具体的には、

タスク名 #タグ @場所 ^期限 !優先度

という記法で、さまざまな属性値を持たせた状態でデータの投入ができるのです。コマンドラインみたい。複雑ですが、慣れるときわめて速いです。例えば、

宇多田のUstをiPhoneで見る #@web @@home ^today !1

とすれば、”@web”というタグがつくので [@Web] のスマートリストに表示され、場所が “@home” になるので [@Home] のスマートリストに表示され、いずれも期限は今日(太字になる)、優先度は1(オレンジ)、という処理が、この投入一発で行われます。非常に強力です。(@web は調べ物リストなので、このタスクは本当は該当しないんだけど、説明用ということで…)

新しいタスクの投入例。

タスクの追加・整理のときに意識するのは、適切なタグ・場所の属性値を付与すること。

「移動したらスマートリストを見る」という行動を信頼するには、たとえば帰って自宅にやらないといけないことはもれなく「@Home」という場所が与えられていて、[@Home]のスマートリストに表示されることが必要です。このあたりの習慣づけとメンテナンスが、GTD+RTMシステムを「信頼して」使うためのカギになりそうです。

本エントリーに書けていないこと

なにしろ先週の土日で一気に始めたところなので、問題の「週次レビュー」をやっていません(笑)。somedayのリストを中心に、スクリーニングするイメージはできていますが、どのようにやっていくのか、また後日レポートします。

それから、「プロジェクト」と「次に取るべき行動」の扱い(ナチュラルプランニング、#naタグを使うかどうか)と、一部スマートリストの具体的な抽出条件については、もう少し試行錯誤してから詳しく書きたいと思います。

GTD実践者の方、RTM愛用者の方、ぜひ情報交換させてください!

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