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For Creative Communication

エレガントなタスク管理ツール、Asanaの使い方

Asana(アサナ)“を知っていますか?

Asanaは、「タスク管理(ToDo管理)」に分類される生産性向上ツールで、とても使いやすく、大きな可能性を感じるウェブアプリケーションです。タスク管理ツールのRememberTheMilkと、プロジェクト管理ツールのBasecampをいいとこ取りしたような機能に、洗練されたデザインとUI。作ったのは、2人の元facebookメンバー――マーク・ザッカーバーグのルームメイトにして共同創設者のダスティン・モスコヴィッツ(Dustin Moskovitz)と、”Likeボタン”を作ったGoogle出身のトップエンジニア、ジャスティン・ローゼンスタイン(Justin Rosenstein)。招待制だったAsanaが一般公開されたのは、2011年11月2日で、まだ日本語での解説記事はほとんどありません。先んじて使い始めたい人のために、簡単に使い方をガイドします。

2015/10/3追記:Asanaは2015/9/30に大幅なデザインリニューアルを行い、この記事の画像とは大きくインターフェースが変更され、使いやすくなりました。この経緯ついては「Asanaに学ぶ、ブランド再構築の技法 #newAsana」という記事で解説しています。

個人のToDo管理/GTDツールとしてのAsana

まずは、タスクの追加

Asanaは、全てが「タスク」単位で設計されています。まずは、GTDの「収集」プロセス――ToDoの入力から始めます。最初の新しい「プロジェクト」をつくり、そこに1行1タスクでまずはどしどし入力していきます。

あるいは、ショートカットキー「Tab+Q」(Asanaの特徴はTabキーでのショートカット。半角英数モードで使います)で立ち上がるQuickAddウィンドウからも入力できます。
Asana quickadd

メール投稿機能もあり、登録アドレスから x@mail.asana.com にメールを送ると、件名がタスク名に、本文がNotesに入ります。

※2014/8/15追記:Macユーザーなら、タスク投入にAlfredのWorkflow導入が圧倒的にお勧めです!!!

+ QuickTask: The Alfred Workflow

Alfredのランチャーを開き(デフォルトでは asana と入力。ホットキー設定も可能)、タスク名を入力。::(コロン2つ)のあとに期日を入力(これは省略可)。

th_alfred

すると、自動的にMy Tasksの一番上に追加されます!!

th_alfred2

タグと締切りの設定(DueDateとToday/upcoming)

タスクごとに「DueDate(締切)」「Assignee(担当者:後述)」「Tag(タグ)」の属性を指定できます。
Asana taskattr

Tagにコンテクスト(場所やシチュエーション:@Home, @Office, @Tel, #waitingなど)を加えることでGTDのコンテクスト別やることリストが作れますね。
そして、「Assign To Me」(Tab+M)で自分のタスクとして割り当てると、ログイン後のホーム画面=自分のタスク一覧に表示されます。ここで、DueDateとは別のもうひとつの時間軸、「Today/Upcoming/Later」という属性が利用できます。RTMで言うところの「優先度」がないかわりに、この「着手タイミング」での整理が可能です。

Inboxやupcomingに表示されている自分のタスクの中から、「今日やる」のクローズドリストを作って処理できるわけです。Laterは初期状態では折りたたまれているので、someday/maybeのリストとしても使えますね。

※2014/8/15追記:Asanaでは「プロジェクト」と「タグ」に色をつけられるのがけっこうユニーク(Gmailに似ている)。さまざまなコンテクストに応じてタグをつけておけば、Today内の作業順序の入れ替えなどに非常に便利です。

th_tags

クローズドリストとしてのプロジェクト

Asanaでは、複数のタスクを持つリストを「プロジェクト」と呼んでいますが、プロジェクト内のToDoリストは任意に並べ替えが可能です(一方、tagは並べ替えられない)。
Ctrl+クリックやShift+クリックで複数選択し、一括編集で属性が変えられます。
Asana pjlist

面白いのは「heading(見出し)」機能で、タスク名の最後に”:”(コロン)をつけると「見出し」になり、一つのリストの中で階層化が可能です。実施フェーズを分けてタスクを洗い出したり、タスクのグルーピングに便利です。

こうしてタスクの洗い出しが完了すると、あとは週次レビューでタスクの属性を適宜変更しながら、チェックマークに完了のチェックを入れていくだけで、高い生産性が実現!

プロジェクトマネジメント&コラボレーションツールとしてのAsana

ここまでは、主にRememberTheMilkと比較した個人のタスク管理の話でした。もちろん個人ベースの使い込みにも力を発揮しますが、ここからは、コラボレーションツールとしてのAsanaの本領発揮、チームでのタスクマネジメントについて。Basecampをご存じの方は、機能を比較しながらご覧いただけるとよいと思います。

アサイン

最初にタスクをチームメンバーに割り当てるには、「Assignee」の欄に割り当てるメンバーのメールアドレスを入力(ワークスペースへの招待も可能)。すると、こんなメールが送られてきて…

文中のリンクからログインすると、アサインされたタスクが表示されていて、そのプロジェクトを含むワークスペースが初期状態で追加されています。仲間は本当に、ログインして即タスクを認識できる仕様なわけです。

どしどしタスクを追加して、かたっぱしからメンバーをアサインしていくことで、チームのタスクを可視化していきます。

コメントフィード

BasecampにはToDoのコメントで会話する機能と、Message(メールのようなもの)を送れる機能がありますが、Asanaではタスクごとの「コメント」で会話します。タスク管理画面を開いた状態では、チャット風リアルタイム反映。
Asana commentarea

また、自分が関連するタスクへのコメントは、メールで通知が飛んできます。この飛び先は”Followers”にメンバーを追加すればCc的に同報通知することが可能ですし、「unfollow」ボタンで通知を切ることも可能です。

ファイル添付

ファイル共有はプロジェクト管理の大きな課題ですが、Asanaにはbasecampやdropboxのようなキャビネット方式(一覧表示)のファイル共有機能はなく、あくまでタスクに付随するものとして、ファイル添付が可能です。1タスクに複数のファイル添付が可能。削除も一瞬です。(ただし、ファイル名での検索はひっかからないので、タスクで探さないといけない)

チーム間でタスクを割り当て、状況が見渡せて、メールと連動した対話機能とファイル共有があれば、多くのプロジェクト管理ツールやグループウェアで必要とされる機能は満たしています。1ワークグループあたり30人の人数制限がありますが、少数精鋭での開発やコミュニティ運営、プロボノプロジェクトなどでは大きな力を発揮しそうです。

これから期待したいこと

Asanaはまだまだ発展途上。これからの機能追加で、ますます使いやすくなっていくと思います。特に「モバイル」の機能(歩きながらふとタスクを管理したり、出先でちょっとリストを確認したりする部分)が今は弱いのですが、おそらく来年中には、iPhoneネイティブのアプリなど含め、大きな改善をしてくれると思います。

モバイル(iphone native):RTM並にオフラインでクイックにタスク追加して自動で同期されることを期待。いまは起動が遅いので、モバイルからはGmail経由でメール送る方式か、一旦RTMの受信箱に放りこんであとから転記する(面倒)
※2014年に、iPhoneアプリは大刷新され、非常に使いやすくなりました。
ワンライナー。RememberTheMilk使いとしては、「タスク名 !1 @@work ^today」みたいなquickaddをやりたいです。特に「Assign to me」と期日、タグ入力の効率化を。
※上述したAlfredとの連携で、だいぶスムーズになりました。
有料プラン。30人以上越えてユーザー課金でも使います!コアメンバー5人×2000円=年額1万円ぐらいがいいなー。。 ※BasecampのBasicプランは月24ドルから。高い。

これから公私でAsanaを使っていきながら、この記事も極力更新していきます!「Asana使い」になった方は、よかったらコメントをください。日本語のAsanaユーザーコミュニティも広げていけたらいいと思います。

Asanaを使ってみる(Signup)

▼公式紹介ムービー。他にも複数のユースケース(シーン別活用事例)の動画があります。

References

Facebookの協同ファウンダが作ったAsanaはコラボレーションの進捗支援ツール(Techcrunch)

Finally! Asana Proves Simplicity Can Get Better Than Basecamp. | The Madray

In what sense will Asana be a “platform”? – Quora

12 Comments

  1. Teamのタスク管理に試用してみようと思っていたところ、メンバーがこの頁を紹介してくれました。今のところガイドしているコラムや記事が少ないので、大変参考になりました。
    ありがとうございます!

  2. 去年、しばらくいじっていたのですが、JIRAにかなわないなとおもって、やめてしまってました。でも、いままた研究室のメンバーで使用しようとしています。めんどくさがりで、ITにうとい人が多いので、できるだけ使う気にさせるシステムであることが重要で、期待しています。情報交換していただけると幸です。 Assigneeってひとりしか設定できないんですか。 どうも、Google calendarとの同期がうまくいかないです。

  3. こんにちは!JIRAは詳しく存じませんが、有料のバグトラッキングが使えれば、機能的にはそちらが良いでしょうね…(ヌーラボのBacklogもおそらくAsanaより高機能・高性能。Basecampとはいい勝負です)。
    Assigneeは「ユーザー」に当てるので、たとえばチームのMLを登録しておけば、そのチームに割り当てることはできるのでは?
    グーカレ同期は、”Sync to Calendar”で出てくるURLをカレンダーの「他のカレンダー」>「URLで追加」に食わせると拾いに行くはず。手元ではうまく行っています。
    http://help.asana.com/customer/portal/articles/243374

  4. なるほどMLを登録しておけば、いけそうですね。MLをいくつもつくるのはちと繁雑になってしまいますが。先日sync to calendar やっても、エラーばかりでぜんぜんだめだったんですが、今やってみると、スコっといきました。asana で予定を変更して、またsync to calendarやったんですが、これはぜんぜん反映されてないみたいです。かなり時間がかかるのかな。
    ありがとうございます。

  5. 前にもお聞きしたassigneeの指定についてなんですが、複数の人に同じtaskをあたえたいとき(それぞれのメンバーがcomplete したときに、個別にチェックをつけられるように、それぞれをassigneeにしたものを複数つくりたいとき)に、効率良く複数作る方法ってないんでしょうか。プロジェクトの複製はあるみたいですが、taskの複製はないのかな。

  6. こんにちは。以後もasana つかっているんですが、ずっと困っていることがあります。コメントなどを書くときに、文字が二重に記入されてしまうのです。とくにゆっくり書き込んだときにそれが顕著です。私は、Windows7上でGoogle chromeからつかっていますが、他のユーザー二人も同じ異常をいつも経験しています。 Windows XP からでも同じです。そちらではどうでしょうか。

  7. その状況発生しています。リアルタイムで保存がかかるせいでしょうね。「とても早く書き込む」ことで対応しています(笑)

  8. そうなんですね (笑)。 しかし、どうしても漢字変換には試行錯誤が・・・・  改善されるといいのですが。 この問題ではないのですが、asanaのiphoneアプリは、確実に進歩してきているようです。

  9. 以前にかきました、notesやcommentsで日本語単語が重複して記入されてしまう件ですが、私が使いはじめて2年でも、いっこうにfixされる気配がないので、Asana制作元に問い合わせてみました。すると、丁寧なメールが来て、このbugはすでに認識しているそうなのですが、Asanaの会社はまだ規模が小さく(40人以下らしい)、現状この問題にpriorityは与えられないとのことでした。そこで、ここをなおしてくれないと、他の日本人に推薦できない、とメールしておきました。僕のような問い合わせが来るのは、Asanaもglobal community ということをかんがえないといけない時期に来ているということなのかも、というコメントがありました。

  10. ご無沙汰しています。以前に記載しました日本語単語が重複記載されてしまう件ですが、解消されたようですね。 Google chrome と IE で確認しました。最近Asanaには、short comment入力だけで、あとはコピペを利用することが多かったので、すこし前に解消されていて僕が気づいていなかったのかもしれませんが。まだ若干日本語入力表記にへんなところも残っていますが、あまり問題は感じられなくなりました。Asanaもやっと日本市場に目をむけたのかな。

  11. おーっ、本当ですね!ごく最近のアップデートだと思います。クリティカルな問題が一つ解消されました。新しいiOSアプリもいい感じなので、またアップデート記事を書こうと思います。

  12. よろしくお願いします。
    現在、asanaを一人で試用しています。最初はネット検索をしてやれば、なんとかいくかなと思いましたが、大部時間がかかります。
    非IT系の者ですからベースがちがうのでしょうね。このようなプロジェクト管理ツールをいじったことがあれば、また大部違います。

    一人で試用しているので,organizationやteamはどうも必要がないみたいですね。
    ただ、asanaのヘルプセンターに問い合わせたら、必ず返事がきます。それがなければ、とっくにあきらめています。

    ただ、管理人さんをはじめ、ブログをやっている方はずいぶん簡単なように書かれて
    いますが、どうしてどうしてです。ただ、asanaのマニュアルは整合性がないので、
    ずいぶん悩まされます。日本の図解シリーズみたいにStep by Stepで説明してくれればなという感じです。

    まだブログの記事を読んでもピンとこないでしょう。早くブログの記事が理解できるようにしたいです。

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