エレガントなタスク管理ツール、Asanaの使い方

“Asana（アーサナ）“を知っていますか？

Asanaは、「タスク管理（ToDo管理）」に分類される生産性向上ツールで、とても使いやすく、大きな可能性を感じるウェブアプリケーションです。タスク管理ツールのRememberTheMilkと、プロジェクト管理ツールのBasecampをいいとこ取りしたような機能に、洗練されたデザインとUI。作ったのは、2人の元facebookメンバー――マーク・ザッカーバーグのルームメイトにして共同創設者のダスティン・モスコヴィッツ(Dustin Moskovitz)と、”Likeボタン”を作ったGoogle出身のトップエンジニア、ジャスティン・ローゼンスタイン(Justin Rosenstein)。招待制だったAsanaが一般公開されたのは、2011年11月2日で、まだ日本語での解説記事はほとんどありません。先んじて使い始めたい人のために、簡単に使い方をガイドします。

個人のToDo管理／GTDツールとしてのAsana

まずは、タスクの追加

Asanaは、全てが「タスク」単位で設計されています。まずは、GTDの「収集」プロセス――ToDoの入力から始めます。最初の新しい「プロジェクト」をつくり、そこに１行１タスクでまずはどしどし入力していきます。

あるいは、ショートカットキー「Tab+Q」（Asanaの特徴はTabキーでのショートカット。半角英数モードで使います）で立ち上がるQuickAddウィンドウからも入力できます。

メール投稿機能もあり、登録アドレスから x@mail.asana.com にメールを送ると、件名がタスク名に、本文がNotesに入ります。

タグと締切りの設定（DueDateとToday/upcoming)

タスクごとに「DueDate（締切）」「Assignee（担当者：後述）」「Tag（タグ）」の属性を指定できます。

Tagにコンテクスト（場所やシチュエーション：@Home, @Office, @Tel, #waitingなど）を加えることでGTDのコンテクスト別やることリストが作れますね。
そして、「Assign To Me」（Tab+M）で自分のタスクとして割り当てると、ログイン後のホーム画面＝自分のタスク一覧に表示されます。ここで、DueDateとは別のもうひとつの時間軸、「Today/Upcoming/Later」という属性が利用できます。RTMで言うところの「優先度」がないかわりに、この「着手タイミング」での整理が可能です。

Inboxやupcomingに表示されている自分のタスクの中から、「今日やる」のクローズドリストを作って処理できるわけです。Laterは初期状態では折りたたまれているので、someday/maybeのリストとしても使えますね。

クローズドリストとしてのプロジェクト

Asanaでは、複数のタスクを持つリストを「プロジェクト」と呼んでいますが、プロジェクト内のToDoリストは任意に並べ替えが可能です（一方、tagは並べ替えられない）。
Ctrl+クリックやShift+クリックで複数選択し、一括編集で属性が変えられます。

面白いのは「heading（見出し）」機能で、タスク名の最後に”:”（コロン）をつけると「見出し」になり、一つのリストの中で階層化が可能です。実施フェーズを分けてタスクを洗い出したり、タスクのグルーピングに便利です。

こうしてタスクの洗い出しが完了すると、あとは週次レビューでタスクの属性を適宜変更しながら、チェックマークに完了のチェックを入れていくだけで、高い生産性が実現！

プロジェクトマネジメント＆コラボレーションツールとしてのAsana

ここまでは、主にRememberTheMilkと比較した個人のタスク管理の話でした。もちろん個人ベースの使い込みにも力を発揮しますが、ここからは、コラボレーションツールとしてのAsanaの本領発揮、チームでのタスクマネジメントについて。Basecampをご存じの方は、機能を比較しながらご覧いただけるとよいと思います。

アサイン

最初にタスクをチームメンバーに割り当てるには、「Assignee」の欄に割り当てるメンバーのメールアドレスを入力（ワークスペースへの招待も可能）。すると、こんなメールが送られてきて…

文中のリンクからログインすると、アサインされたタスクが表示されていて、そのプロジェクトを含むワークスペースが初期状態で追加されています。仲間は本当に、ログインして即タスクを認識できる仕様なわけです。

どしどしタスクを追加して、かたっぱしからメンバーをアサインしていくことで、チームのタスクを可視化していきます。

コメントフィード

BasecampにはToDoのコメントで会話する機能と、Message（メールのようなもの）を送れる機能がありますが、Asanaではタスクごとの「コメント」で会話します。タスク管理画面を開いた状態では、チャット風リアルタイム反映。

また、自分が関連するタスクへのコメントは、メールで通知が飛んできます。この飛び先は”Followers”にメンバーを追加すればCc的に同報通知することが可能ですし、「unfollow」ボタンで通知を切ることも可能です。

ファイル添付

ファイル共有はプロジェクト管理の大きな課題ですが、Asanaにはbasecampやdropboxのようなキャビネット方式（一覧表示）のファイル共有機能はなく、あくまでタスクに付随するものとして、ファイル添付が可能です。１タスクに複数のファイル添付が可能。削除も一瞬です。（ただし、ファイル名での検索はひっかからないので、タスクで探さないといけない）

チーム間でタスクを割り当て、状況が見渡せて、メールと連動した対話機能とファイル共有があれば、多くのプロジェクト管理ツールやグループウェアで必要とされる機能は満たしています。1ワークグループあたり30人の人数制限がありますが、少数精鋭での開発やコミュニティ運営、プロボノプロジェクトなどでは大きな力を発揮しそうです。

これから期待したいこと

Asanaはまだまだ発展途上。これからの機能追加で、ますます使いやすくなっていくと思います。特に「モバイル」の機能（歩きながらふとタスクを管理したり、出先でちょっとリストを確認したりする部分）が今は弱いのですが、おそらく来年中には、iPhoneネイティブのアプリなど含め、大きな改善をしてくれると思います。

・モバイル(iphone native)：RTM並にオフラインでクイックにタスク追加して自動で同期されることを期待。いまは起動が遅いので、モバイルからはGmail経由でメール送る方式か、一旦RTMの受信箱に放りこんであとから転記する（面倒）
・ワンライナー。RememberTheMilk使いとしては、「タスク名 !1 @@work ^today」みたいなquickaddをやりたいです。特に「Assign to me」と期日、タグ入力の効率化を。
・有料プラン。30人以上越えてユーザー課金でも使います！コアメンバー5人×2000円＝年額１万円ぐらいがいいなー。。　※BasecampのBasicプランは月24ドルから。高い。

これから公私でAsanaを使っていきながら、この記事も極力更新していきます！「Asana使い」になった方は、よかったらコメントをください。日本語のAsanaユーザーコミュニティも広げていけたらいいと思います。

Asanaを使ってみる（Signup）

▼公式紹介ムービー。他にも複数のユースケース（シーン別活用事例）の動画があります。

References

Facebookの協同ファウンダが作ったAsanaはコラボレーションの進捗支援ツール(Techcrunch)

Finally! Asana Proves Simplicity Can Get Better Than Basecamp. | The Madray

In what sense will Asana be a “platform”? – Quora