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風邪が治ったら、GTDでコントロールを取り戻せ

風邪で丸一日寝込んだりするといつも、エネルギーの回復とともに、そのエネルギーをどこにどうぶつけるか、不安と焦燥に駆られます。先週も京都の夏にやられて、治りかけの風邪をこじらせ、会社の小豆島合宿をフイにしたところ…。

気を取り直して、貴船の「水の神様」に詣で、腰を据えて頭の整理をしました。体調を崩すほど仕事が立て込んでいるときほど、「状況のコントロール」を失い「将来の見通し」が見えなくなっているもの。GTD (Getting Things Done) の考え方を基本に、コントロールの感覚を取り戻した方法を、少し紹介します。

※詳しいワークフローは『ストレスフリーの整理術』を参照のこと。また、慣れている人には『実践編』が非常におすすめです。

ボトムアップの収集:GmailのInboxを空にする

まずは、お気に入りのノートとペン(こないだ調整したシャレーナ)を用意して、気持ちよく書ける場所に陣取ります。自宅、カフェ、神社仏閣、河原など。頭に去来するあれこれを気にせず書き散らし、書くことがなくなるまで続けます。

※タスク管理ツールにPCから入力していく方が早いし、「運用上」はそうしている(以前はRememberTheMilk、いまはAsana)のですが、序盤の書き起こしは、文字通り「手を動かす」のが断然おすすめです。アナログの力ってすごい。

さて、手が止まってきたら、「トリガーリスト」を使って、さらに思考を進めます。「仕事の環境で変えたいことはありますか?」「あなたは今誰かと何か約束していますか?」といった、トリガーリストに連なる問いに答えます。その中で「くりかえし出てくる言葉」があったら、それはおそらく大事なキーワード。注意して拾っていきます。

仕事用とプライベート用のメール受信箱を空にする

続いて、混沌渦巻くメールボックスの整理。普段から「Inbox Zero」の考え方で、極力受信箱は空にするようにしているんですが、余裕がなくなると「とりあえずスター」をつけたものが受信箱に残留しがちです。(この辺りは週次でカバーしたい。。)

Zeroinbox2

そこで、まずは「スターを外す」ことを考えます。アクションが必要なものはToDoリストに転記し、検索用のキーワードを控えるか、”@Respond”のタグをつけてアーカイブ。「空の受信箱」の風景はとても爽快です。

Zeroinbox

このついでに、デスク周りの整理整頓、たまった紙ゴミの始末をして、出てきたToDoをリストに追加します。

普段使いのToDoリストを見直す

過去にもこうやって、やることを整理して、「misc(いろいろ)」とか「someday(いつか)」という名前のリストを作っていたので、終盤にこれも見直します。「もういいや」と思うアイデアや、いつの間にか終わっているものが見つかる一方、連想で新しく思いつくタスクもぽろぽろ出てきました。

こんな感じで、収集プロセスを一通り進めます。
でも、ボトムアップだけでは、「目線」が上がりにくい(身の回りにあることしか拾えない)問題があります。そこで、GTDが指南するもう一つの視点、「将来の見通し」に目を向けます。

トップダウンの収集:ビジョンと目標リストを紐解く

去年、ある程度しっかりGTDを勉強したときに、「ビジョンと目標リスト」を作っていました。今年も一部項目をそのまま引き継ぎつつ、転職も踏まえて書き直してあります。

Vision

それぞれの見出しはGTDで言う「高度」におおむね対応させています。

  • 高度5000m : Mission(社会に対して果たすべき自分の役割)、価値観(大事にしたいこと)
  • 高度4000m : Vision(3〜5年後、場合によってはもっと先に目指す姿)
  • 高度3000m : 年間目標
  • 高度2000m : 責任を持つ範囲⇒興味分野、習慣

この中でも、「維持すべきこと(2000m)」のレイヤーから、案外新しいアクションのアイデアが生まれてきました。具体的には、「睡眠」というキーワード(短眠化は本当に挫折回数の多いチャレンジ…)を意識して生活リズムを立て直すことと、興味分野を横断する新たなキーワードを追加することを思いつきました。

これがブレイクスルーで、もやもやっとした不安感が一気に晴れた気がします。自明のToDo以外に、「そもそも何をすればいいか」が仮にでも見えてくると、「コントロール」の感覚がとても近くなります。あと、「よく考えたら年初に立てた目標の方向に正しく進んでいた」ことにも気づいたりして。

行動習慣に落とし込む

「病み上がりGTD」が目指すアウトプットの目標は2つ。1つ目は、「1日のモデルタイムテーブル(平日版、週末版)」を作成することです。家事育児の時間(Eテレの番組編成ももちろん考慮)や、集中力の上限を踏まえた仕事のコアタイム、睡眠時間…。これらを逆算して「可処分時間」の幅(イベントがないときの最大値・最小値)を確認すれば、「今できること」を絞り込むのに役立ちます。

そして2つ目は、「今日から30分やること」を決めること。30分なら、思い立ってすぐ実行して、「ちいさな成功体験」を得るのにぴったりサイズで、しかも無理なく習慣化できそうな気がしませんか。

今回は、「ペンとノートを用意して、iPadで長めのTEDTalksを1〜2本見ること。トークの選定テーマは『こころと思考を科学する』」を目標にしてみました。(ちなみに、早速観たSeth GodinとBrene Brownのトークが大当たり。この話はまた…)

これで一旦、病み上がり期の生活習慣を立て直し、自信を持って毎日を過ごす見通しが少し経ちました。リズムが維持できるうちはそのまま、乱れてきたら少しずつ妥協しながら軌道修正し、またの機会に(できれば少なくとも週次レビューで)再び立て直すことを考えてみます。

* * *

また秋口ぐらいには力尽きて寝込むのかもしれませんが(笑)、目標に向かって「負荷トレーニング」を日々続けている以上、仕方ない部分もあるのかも…。「知力の超回復」を信じて、体力をつけつつがんばります。

昔の記事
+ GTD with RememberTheMilk&iPhone 実践事例1

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