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タスク管理ツールの基本動作(Wunderlist/Todoist/Asana)

ストレスフリーな仕事術を実践するために必要な、タスク管理ツール(ToDoリストアプリ)の基本動作を紹介したい。基本操作ではなく、基本動作。

自分はいつもAsanaを使っているけど、知り合いにオススメを訊かれたら、だいたい老舗のWunderlistか、さらに軽量のTodoistを挙げることが多い(AppStoreの「 仕事効率化」カテゴリの特集を見ても、まあWunderlistかTodoistだよねっていう印象)。

これら3つに共通する特徴は、

  • PCでもスマホでも使えて同期が速い
  • 複数のリストを横断してタスクが抽出できる
  • スマホからオフラインでもタスク入力ができる
  • タスクに手動で優先順位付けができる

といった点だ。これらの特徴が「基本動作」の必要条件だから、基本的なところはどのツールも一緒。ということでスクリーンショットを織り交ぜて書いてみる。

1) タスクを入力する

まずは、ありとあらゆるタスクをツールに入力していく。「プロジェクト」あるいは「リスト」の中にだーっと書き起こしていくので、クライアント別、テーマ別などの大きな単位で書き下ろしていく。本当はツールに入力する前に別途、紙やEvernoteに無秩序に気になることをばーっと全部書き出す《収集》をしてから、グルーピングした上でツールに入力していくと速い。とにかくToDoリストで管理するつもりのタスクを、「今やらなくていいもの」「曖昧なもの」も含めて一旦全部書き出すのがポイントだ。この《収集》の作法は別記事で。

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「やることが発生したら即タスクを入力する」ことが、タスク管理ツールを日々運用する上で一番大事なことだ。電話を受けたらすぐ、ミーティングが終わったら(ミーティング中も)随時、歩きながら、家族と話しながら。これをスムーズにやるために、スマホからタスク入力のスピードが、ツール選定の重要な評価ポイントになる。Asanaはこの点でかなり出遅れていたけど、最近オフライン対応もしてかなり速くなった。

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2) 「実行可能なタスク」だけ、期日をセットする

一通り洗い出して、たぶん50個とか100個とか項目が出たところで全体を見直し、向こう1週間以内に実行可能なタスクだけ「期日」をセットしていく

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プロジェクト管理ツールの場合は、各課題を担当するメンバーに割り当てるんだけど(どのツールも本来複数人で使う想定の機能がたくさんある)、ここでは自分ひとりのシステムなので、自動的に書いてあることはぜんぶ自分が担当。期日があるものは直近でやることと、期日がないものはすぐやらなくていいこと(でもいつかやること)として切り分ける。

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期日は、とりあえず向こう一週間ぐらいのカレンダーを見ながら、明確な期日があるものは期日前に、特に期日がないものはできそうな日付を振っていく。この日付はあとで整えるので、まずは一旦締め切りをセットするのがポイントだ。

このとき、「やらなきゃいけないが実行しにくい」タスクが往々にして多数発生する。例えば「ワイヤーフレーム」「デザイナー探し」みたいな曖昧で大きなやつ。これに対処するには、タスクを実行可能な表現に書き換えること(例えば動詞を入れて「トップページのワイヤーフレームを描く」、あるいはタスクを砕く(ブレイクダウンする)ことが必要。これをクリアするのが工夫を要するところなので、別途詳述したい。

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3) 「期日が今日」のスマートリストを見る

手順2まででToDoリストの整理が完了。このあとは、「自分担当」で「期日が今日」のリストだけを見て、粛々とタスクを潰していく。 WunderlistもToDoistも、たぶんデフォルトで「今日」というスマートリストがあって、全リストを横断して期日が今日(および期限切れ)のものを自動抽出してくれる。「全リストを横断」することが必須なのだ。あなたはとてもたくさんのプロジェクトを並行で抱えているはずだから。

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手順2までで、やるべきことを全部書き出していたら(そして明日以降やればいいことは明日以降の期日が入っていて、すぐやらなくていいことは期日が入っていないならば)、この「今日」こそが、今日やるべき仕事のすべてになる。何十あるToDoリストの中から本当に大事なものが抽出された「クローズドリスト」で、ノイズが一切入らない。この「今日」の十数件に集中することで、作業密度が上がる。「今日」の中での優先順位付けは、スターや優先度のフラグを利用してもいい。

今日の分を完全に消化したら、「お先に失礼」するか、「週」「次の7日間」のリストを見て、先の仕事をさっさと片付ける(優雅!)。

また、この方法の真価は「明日」発揮される。【朝起きて「今日」のリストを見たら、今日やることを全部教えてくれる】状態になるのだ。これを実現する唯一の準備は、未来のタスクを書き出して期限設定しておくこと。もちろん、今日やるはずだったのにやり残したタスクも、自動的に「期限切れ」として滞留していく(本当はこまめに期日を再設定したほうがよい)。

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ちなみに、Asanaは実は一段複雑で、”My Tasks”というホーム画面は、「自分が担当」のタスクが「Today/Upcoming/Later」およびNewの最大4層に分かれて表示されるので、手順2で期日に加えていちいち「担当者:自分」の割り当てが必要なのと(Tab+Mキー)、厳密に期日だけを見た並び順にならない点に注意が必要。これは柔軟なんだけどやや複雑なので、それもあって入門的・純個人利用ではWunderlist/Todoistの方が軽くて使いやすいと思う。

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4) 時々レビューする

毎日の基本動作は1〜3を繰り返すことで、発生したタスクをとりあえず登録して(「受信箱」というとりあえずリストなどに書いておいてあとで各リストに移すと迷わない)、期日設定して、「今日」のスマートリストをつぶすことの繰り返しだ。

ここで、各リストを週1ぐらいの頻度で見直して、新たに実行可能になったものに期日を入れたり、延々期限切れになっているものをサルベージしたりする作業が必要になる。これが「週次レビュー」と呼ばれるメンテナンス作業で、個人的なおすすめは日曜の夜にこれをやること(月曜朝のスタートダッシュがきく)。

こうした整理術の習熟過程では、この「週次レビュー」がなかなか定着しなくて苦しむことが多いと思う。「リストの中に全部書いてあって、【期日が今日】だけとにかくこなせばOK」というくらい軌道に乗るまでには、けっこう時間がかかるはずだから、辛抱強く、繰り返し試みるしかない。

どの工程にもいろいろな工夫の余地があるので、これから細かく書いていきたいと思う。あらためて、「基本動作」は【期日】をフックにした整理の自動化と、期日の柔軟な変更による作業ボリュームのコントロールだ。アナログツールではやりにくい、デジタルならではの強みが、ここにある。


MEMO: 今後書く関連記事

  • 「収集」の作法(トリガーリストの活用)
  • 「実行可能」なタスクの表記方法
  • Backlogと個人のToDoリストの使い分け(あとWBS/スケジュールも)
  • カレンダーとToDoリストの使い分け
  • 作業時間見積の精度を上げる方法
  • Wunderlist/TodoistになくてAsanaにはある重宝機能(コンテキスト、Alfredワークフロー、Slack連携)
  • etc.

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