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For Creative Communication

あるAsana使いのタスク管理メソッド(2017)

最近の私のタスクマネジメント環境を紹介します。今日書かずにいつ書くのかっていう勢いで書きます。

ovaqe松倉さんのエントリー『じぶんマネイジメントシステムの構築』を受けて。

使っているツール

  • Asana : 母艦
  • Google calendar + Fantastical2 : カレンダー
  • toggl : 工数記録
  • Smartsheet : ガントチャート
  • Backlog : プロジェクト管理
  • Chatwork : チャット

「Today」が最強のクローズドリスト

前提として、Webディレクター&プロジェクトマネージャーである私の仕事の多くは、だいたい机とPCの前で行います。(オフィスにいないこともあるけどPCは開く)

asana

山ほどあるタスクの中から、【今日やる】タスクを “Today” (Tab+Y) に設定します。朝一でこのTodayの中を並び替えて、上から順につぶす(たまに後回しにしたいやつは下に移動するw)流れで対処します。明日以降で間に合うものは日付を指定してUpcoming (Tab+U)かLater(Tab+L)に放り込んで忘れる。Todayを全部消化して余裕があったら、”New tasks”を整理するか、Upcomingにちょっと手をつけるか、各Projectのリストを精査します。

New tasks“は、新たに発生したタスクをどんどん登録していくInbox(受信箱)です。移動中にスマホアプリからNew Tasksで登録するか、AlfredのWorkflow (Option+SpaceでAlfred起動、”a” 半角スペース タスク名 Enter)でぼんぼん放り込みます。「2分以内に今できるタスク」および「今速攻やらないと死ぬ」タスクは登録せずに速攻やります。ここでポイントは「2分では終わらないがそんなに時間かからないが別に重要ではないタスク」に着手せずに、先入れ先出しでTodayを消すことです。後出しの軽いやつに時間を浪費してしまうと、重たいTodayが消えません。逃げちゃダメ。

ちなみにちょっと流れがおかしいのは「予定」のカレンダー登録で、スマホのFantastical2からGoogle Calendarに予定登録する手順が分からなくて(参照はできるのに…)、結局Asanaに「1/18夜保育園迎え」とかってタスク登録しておいて、PCの前に来たときに入力してます。だいたい参照さえできていればこの移動時間内にダブルブッキングすることはほぼないのでいいことにしている。カレンダーは移動と打合せの予定しか入れずにタスクの締め切りを反映させないので、タスクの残量がカレンダーではわからない一方、作業時間がどれくらい取れるかをシンプルに可視化できています。

cal.png

9:00-18:00の白いところが作業時間。(移動時間もちゃんと予定登録しておくこと)

1日以内にできる粒度に砕いてAsanaに登録

「ToDoの発生源」は、Asanaの「外」に「複数」あります。

  • プロジェクトのWBS
  • ミーティング議事録
  • メールの受信箱
  • プロジェクト管理ツール(うちは原則Backlog)
  • チャットツール(Chatwork) ※ほんとはSlackにしたいんだけど移行失敗した…
  • 立ち話
  • 棚卸しでばーっと一人で書き出したメモ

これらを眺めながら、自分がやらなきゃいけないことを「1日以内に(できれば数十分〜数時間でできる粒度で)できるToDo」の形式に一瞬翻訳してAsanaに放り込みます。1日以内に完了できる粒度でないと、クローズドリストであるTodayのリストが全消しできないので達成感が得られにくい。「行動できるToDo」にしないと、リストを見返したときに「…これ何やるんだっけ?まあいいや」ってなって結局着手できない。

例えば「ワイヤーフレーム」って書いちゃうのは最悪。何のことかわからない。
でも「トップページワイヤーフレーム下書き作成(まずは手書き)」ならたぶん2時間でできる。
上の方のキャプチャにある「★xxx Creative Concept」っていう資料づくりは重いやつです。一晩がんばってなんか形にしようみたいな粒度です。ホントはよくない。サブタスクまたはプロジェクトのリストを使って、「Behanceで元気カジュアル系のリファラを10個集める」「とりあえず台割を決めて出力」「社内レビューもらう」とかに砕いていって個別に期日を振るのが正しいです。この「正しいやり方」がちゃんと回っているうちは、仕事の精度も超上がります。この管理が崩壊する時はどのみち仕事も崩壊しているので、どこかで一息ついて「オーガナイズ」することに集中すれば活路が見えてきますよ。これがGTDで推奨される「週次レビュー」で、最悪日曜夜に整えておければ月朝からまた回し始められる。この「良いToDoの記法」については別エントリーでまた…

タスクの洗い出しについて。Webプロジェクトの下流工程(コーディング〜CMS開発〜以降)では、洗い出すまでもなく一瞬で自分担当の(誰々に頼む、というのも含めて)タスクが数十個生まれたりします。これをNew taskでやると溢れるので、プロジェクトのリストに放り込んで、担当者ごとに見出しで整理したりしてから放り込んでいったりします。一日に30個タスク消化して40個新規追加するみたいな日々が続くことも、ある時期は普通に。

pjlist

逆に上流工程では、ふわふわしたよくわからないタスクが重なるので、チームでブレストして粒度を砕いてToDoをリストアップする作業が必須です。これがすなわちWBS = Work Breakdown Structureで、徐々にプロジェクトスケジュールが詳細化していって、そこから自分のタスクを棚卸ししてくるというのが理想型です。

smart.png

うちはSmartsheetというWebサービスのライセンスを会社が買ってくれているので、皆それでガントチャートを引いてる。松倉さんの言うとおりAsana+Instaganttは超スマートです。無料アカウントでは3件までしか同期できないけどちっちゃく投資するなら月7ドルは全然安いと思う。Backlogのガントチャートも綺麗に出るんですが、Backlogを1WBS項目1課題でやっちゃうと、細かい課題が登録しにくくなるんですよね。Backlogはもっと細かい(人に振る作業レベルの)課題管理、AsanaはBacklogよりもさらに細かい(自分に振られた作業を進めるレベルの)ToDo管理に向いています。

これはWebPMの集まりでもいつも話題になるんだけど、「依存関係を考慮してプロジェクトスケジュールを楽に引けるツール」(=タスクAが遅延すると玉突きでBが何日遅れますっていう計算を自動でやってくれるツール)の選択肢がほんとに少ないんです。同業はけっこうExcelマクロでやりくりしている。私もSmartsheet手放すと思うとけっこう恐いです。WBS・スケジュール作成の手順はまた別エントリーで。「マスタ」としてのプロジェクトスケジュールを日々眺めていないと、自分のタスクの着手が遅れるので、「マスタを見に行く」習慣もとても大事。

togglの快感は納品した時と年末にやってくる

実はなんと2016年の全業務時間1800時間のログがあるので集計を公開しちゃいます!!

toggl.png

手前味噌ながらわりと精度高い(1日7〜9時間ぐらいになるように毎日整えてる)のですが、でかいの2件で半分占めていますね…。

うちの会社ではコンサル屋ほど厳密な工数管理はしていないけど、「粗利x万円ごとにx時間かけていい」みたいな生産性基準があって、それを評価に組み込もうとしてます。利益額に対して時間をかけすぎたら赤字。他の人に手伝ってもらったらその分「時間残高」が減る。完璧ではないが良い基準だと思います。粘り強く導入推進してる寺井シニアディレクター、偉い。

togglはランニングに似ていて、走り始めて数日は筋肉痛にもなるし耳は冷たいしめんどくさくてやめたくなるんですが、ある一定のログが溜まると、「筋肉がついてくる」ので記録を回すのがあんまり苦じゃなくなるしメリットが上回ってきます。

このメリットを享受するには、記録する意味のある粒度に丸めちゃうことです。Asanaのタスク名は粒度が小さすぎて、連携に向かないしタスク登録も面倒です。togglの入力欄には「Task」「Project」「Client」ってありますが、早い話が例えば「ロフトワークの案件」をやるなら「Task = LW, Project = LW, Client = LW」って登録しておけば2文字打つだけ。要は「LW」っていう単位の仕事に延べ何時間掛けたかを拾うことを主眼にします。慣れてきたら設計・デザイン・コーディングで塊を分けたり、一つのドキュメントを何時間でつくれるかタイムアタックしたりと粒度を細かくしていけばいいのです。

ちなみに、一番記録をロスしやすいのは「メールチェック」の時間。複数のプロジェクトの話が同時並行で入り乱れるのでごちゃごちゃになりやすいです。自分は受信箱を空にする作業をするときだけ「Asana organize」という特定のプロジェクトにつけないタスクに時間つけてます(これがほんとの管理費)。読んで返信書いて送信するまで2分に収まらないメールは、プロジェクトごとにまとめて時間を取ってやる。のが正解です。こういうときにBacklogなどの「課題がパーマリンクを持っている」ツールを併用してると、Asanaのタスク説明のところにリンクを貼っておけばメールはArchiveしてOK。パーマリンクのないメールだけ、StarをつけてとりあえずInboxから消す。基本的にGmailのInboxは常に空にしておきます。

※Backlogが本当にいいのは「課題ID」と「課題URL」の存在です。これがあるおかげでプロジェクト管理ツールと自分のAsanaの併用がすごく楽。逆に「他社のAsanaスペース」を使うのは切り替えがけっこう面倒ですw。Asanaはもともと中規模の会社の中にたくさんのチームがあって多数の社内プロジェクトをぶん回すっていう世界観で、いつも別のクライアント・別々の社外パートナーと随時チームを組む形態の受託ディレクターには実はあまり向いていないw。

Asanaでタスクをオーガナイズしながらtogglを使って「プロジェクトごとの時間計測」を意識するのが回っていくと、多数の案件を並走するディレクター(私は今週PMと改修と提案で7本並走してる)も、案件ごとにタスクを束ねるようになり、結果全仕事の効率が上がります。

はーもっと色々話したいことが!!ツールトークしたい人はぜひ声かけてください。京都五条に来れる方にはもれなく京都醸造のクラフトビールをおごります。

One Comment

  1. 入谷様

    はじめまして、GST Japanという福岡のECの事業会社の取締役をやっているものです。いつも素晴らしい投稿ありがとうございます。

    弊社では貴職の記事を拝見しAsana(無料版)とInstaganntt(有料版)をコアにプロジェクトを回していこうと決めました。

    またタスク管理やプロジェクト管理の考え方も非常に有益で貴職の投稿内容を盛り込んだパワポ資料を研修用資料にしたいとも考えました。

    今後も様々参考にさせていただきたく存じます。
    取り急ぎ御礼申し上げます。
    中川

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