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For Creative Communication

これから社内タスク管理講座で伝えたいこと

突然だけど、社内でタスク管理講座を主催することにした。たぶん全3回ぐらい。主な対象は若手ディレクター。

これまで何年もかけて樹立してきたタスク管理のノウハウを、自分なりにまとめて発信しようと思ったことは少ないけど、先日の議事録Tipsがけっこうシェアされて、常に生産性Tipsはニーズがありそうなので、色々書いていくことにする。今日告知した講座は、来週月曜からスタート。各回のメモはこのブログでも随時公開予定。

この講座を通じて伝えたいことは、2つある。

「すいません、忘れてました」をなくしたい

タスクを忘れがちな人って、がんばって「やらなきゃいけないこと」を覚えていようとするんだけど、だいたいいつもいろいろなことを忘れていて、そのうち「これ頼んでも、どうせ忘れる(やらない)だろうな」と思われて、いつの間にか信頼を失っていたりする。 複数のプロジェクトを掛け持ちするディレクター・PMが、覚えていられるタスクの量なんてあっという間に溢れてしまう。

「忘れない」ためには、そもそも「覚えない」こと、代わりに『信頼できるシステム』にやることを管理してもらうことが不可欠だ。 これが、個人のタスクマネジメントシステムを作ることの必要性。そもそも「覚えていなきゃ」って思いながら覚えている時間って、本当にストレスフルなのだ。百式の田口元さんが、David Allenの “Getting Things Done” を『ストレスフリーの整理術』って訳したのは、タスク管理を学ぶ人のベネフィットをよく表していると思う。

ToDoリストを見せてっていうと、手帳とか紙に書いてますとかEvernoteに毎日書き出してますとか、いろいろなスタイルの人がいる。うちのメンバーが持っている共通の問題意識の一つは「きょうやらなきゃいけないことしか見えていない」ということ。でも、「やらなきゃいけないこと」と「やりたいこと」って、本当は何十何百とあるでしょう?

それをちゃんと可視化して、やりたいことをやるには、技術とツールが必要だ。そんな『信頼できるシステム』の作り方を教わる機会は、本当に少ない。自分は2005年にGTDが流行った頃?から、ライフハックブームを通じて色々研究してきて、最近ようやくAsanaが本当に『信頼できるシステム』になったと思う。どのツールを使うかは人それぞれでいいけど、ToDoを一箇所に集めて、整理する基本的な考え方を共有したい。

クリエイティブな仕事に、エネルギーをとっておく

往々にして、1時間で終わると思っていたタスクは2時間かかり、きょう10個やるつもりだったタスクは7個ぐらいしか終わらなくて、いつの間にか日が暮れていてお腹が空いている。 こういうとき、残っている3個のタスクを、何も考えずに先送りして帰ってしまうと、明日以降の仕事がどんどん遅れていく。 一方、大して重要じゃない仕事に何時間もかけて、見当違いのアウトプットを出した挙げ句に、無理を重ねて体調を崩したりする人もいる。

「今日やらないとヤバい」仕事なんて、どうせそんなに多くない。でも、プロジェクトの後工程やコミュニケーションやチームワークを考慮すると、「今日やっといた方が絶対にいい」仕事が、確かに存在する。それを正しく見極めれば、作業密度を上げて、早く帰れる。余裕ができる。そして、プロジェクトが前に進む。

毎日余裕を持っておくことはすごく大事で、日々余裕がなかったら、本当に無理しなきゃいけない日に、ダッシュが利かない。我々ディレクターの仕事では、要件定義ドキュメントをまとめたり、デザインコンセプトを考えたり、最初のワイヤーを引いたり、いくつか「いわゆるクリエイティブな仕事で、つまりかなりまとまった時間と、相当の集中力とエネルギーがないとダメ」なタスクがたまにあって、これらを納得いく品質でやるには、相当余裕がないといけない。こういう本質的な価値を生む仕事の前に、有象無象の処理仕事でエネルギーを使い果たすことを避けたい。

タスク管理を学ぶ目的の一つは「余裕を生み出す」ことだ。そうして生まれた余裕を、何に使うかは、人次第だ。家族との時間、自己研鑽の時間、趣味の時間、そして、本当に集中すべき仕事へのチャレンジ。

GTDの基礎である「収集」と「整理」のノウハウ、行動可能なToDoの書き方、コンテキストの使い方、プロジェクト管理・WBSとの整合。細かいTipsは山ほどあるけど、まずは「考え方」を、仲間と議論しながら、少しでも伝え、言語化できたらいいと思う。


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ところで最近の記事のサムネイル画像はSplitShireからお借りしています。毎度味のある写真。

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