Pages Navigation Menu

For Creative Communication

その議事録からToDoをぱっと取り出せますか?

ミーティング議事録で最近工夫していることがある。メモの行頭に3つの記号を振っておくことだ。

  • ◎は、合意事項・決定事項
  • ◆は、自社のToDo
  • ◇は、クライアントのToDo

よくある議事録の「お手本」の中では、とにかく決定事項とToDoをまとめろ、と言われる。各ToDoの担当と期日が全部振ってあれば完璧。

これでもう大丈夫!上司も納得する議事録の書き方を徹底解説 (ferret)

だけどミーティングの中でいちいち項目をまとめている時間はないから、あとから加工するスピードをできるだけ速くしたい。こんなふうに行頭記号をつけておけば、最後に検索して、行をコピペしてくれば、整形が完了する。

todo

こういうやつをぱぱっと加工して、↓

gijiroku

こんな感じでまとまると良い感じ。Sublime Textを使ってMarkdownで書いて、ちょっと加工してGoogleDocsに貼り付けている。マインドマップを使うのも、構造化ができるのでオススメ。

ひとつのMTGを終えると、何十個もToDoが出てくることがあって、これをプロジェクトの課題管理と自分のToDoリストに放り込んでちまちま潰していく。下流工程になると「ページリスト」に紐付いてToDoが山ほどできたりする。ちなみに腕の良いディレクターの議事録は、本当に無駄がなくて、「書いてあること全部誰かのToDoです」っていうくらいになっていたりするけど、議論経緯や判断理由も大事だったりする。そういうのはまとめてToDoのあとの雑多な「討議メモ」にまとめておいても文句は言われない。

議事録はすごく大事だけど、そうは言っても「ノンコア業務」だから、特に自分がPM兼ディレクター兼議事録担当のときは、本当にかけられる時間がない。15分で整えて即日発行するくらいが理想的。少しの工夫で楽に済むなら、とことん省エネを考えたいですよね。

コメントを残す