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「トリガーリスト」を使って全ToDoを徹底的に洗い出す

タスク管理の第1ステップは、ありとあらゆるタスク・ToDoを棚卸しする『収集/把握する』プロセスだ。仕事のこと、家族のこと、趣味のこと、全部まぜこぜにして、一度白い紙やマインドマップにひたすら書き出しておいて、それからタスク管理ツールに移して整理する。日々どれだけの「やらなきゃいけないこと」「やりたいこと」に囲まれているかが一望できる。

収集・把握するプロセスで欠かせないのが「トリガーリスト」の活用だ。トリガーリストとは、「頭の中の気になることを思い出せてくれるであろう質問」を集めたもの。人によっていろいろなバリエーションがあるので、いくつか紹介したい。。

(1) 百式 田口元さんのリスト

(※書籍『ストレスフリーの整理術』監訳者。初版からの引用と思われる。2006年)

現在抱えているプロジェクトにはどんなものがありますか?
現在の仕事の目標は何ですか?
将来行うべきプロジェクトにはどのようなものがありますか?
机の上に何がありますか?
机の引き出しの中には何が入っていますか?
(中略)
あなたの家を隅々まで思い浮かべてください。何かしなくてはいけないことがありますか?
あなたの将来の目標は何ですか?
あなたの現在の心配事は何ですか?
(中略)
習得したいスキルはありますか?
習得したい言語はありますか?
健康に関して心配事がありますか?
家族に関して心配事がありますか?
友人、近所の方などに関して心配事がありますか?
見たいテレビ、映画がありますか?
修理しなくてはいけないものがありますか?
お金はきちんと管理されていますか?

GTD = Getting Things Doneのテクニックでは、机のまわりなどを物理的に整理しながら気になることを拾っていく《ボトムアップ》なやり方と、目標や価値観から落とし込む《トップダウン》なやり方の両方がある。どちらかというとGTDはボトムアップで積み上げる方法だが、両方の視点が合わさったリストがあると、網羅的に考えることができる。

(2) BrownDots 弓フデ子さんのリスト

【お金に関すること】
ポートフォリオは最適ですか?
確定拠出金はどのような状態になっていますか?
今の保険は適切ですか?
お金に関する書類の整理はできてますか?
子供の進学に備えての準備は順調ですか?
金融機関のパスワードをいつから変えていないですか?
次の税金、保険、車関係、学費などの大きな出費はいつですか?
欲しいものについて、いつまでにいくら貯めるか計画してますか?
最近やった衝動買いは?
(中略)
【ブログについて】
更新の滞ってるサイト、放置しているアカウントはありませんか?
最近の買ったもの、読んだもの、行ったところ、やったことについて、何か書くことはありませんか?
閃いたアイデアでメモに残してないものは?
Evernote、Dropboxはどんな状態ですか?
ブックマークは整理されてますか?
スマホのホーム画面はどのような状態ですか?
最近、注目しているブロガーさんはいますか?
愛して病まないツール、ガジェットについて語ってないことはありませんか?

「お金のこと」や「情報発信のこと」も、気になりがちだが行動に落とし込みにくいテーマだ。でも一度リストアップしておけば、漠然とした不安に苛まれることが少なくなる。

(3) Lifehacking.jp 堀正岳さんのリスト

上司との間で確認すべき事項:チームにおける役割、次に期待されているタスク、報告すべき事項、まかされている事柄について、連絡方法・連絡するシチュエーションの確認
同僚との間で確認すべき事項:仕事の分担についての合意、お互いの役割に関する理解、連絡方法・連絡するシチュエーションの確認
メール:返信していないメール、送るべきだけど送っていないメール、添付ファイルをしまっていないメール、コンタクトをアドレスブックに移していない人、まだ片付いていないタスクと付随したメール
(中略)
家庭全般:家庭で引き受けている責任、約束したことの再確認、先回りして家族のためにできることのサーチ。収入・支出についての不安がないか確認。保険・貯金・投資・返済・税金など、将来に向けて考えるべき事項はプロジェクト化されているか?
個人一般:満足な人生を生きているか? 満足でないなら、何からハックすればいいのか? 健康・趣味・家族・友人・仕事のバランスに問題はないか? 覚えておくべき記念日・旅行の計画・手紙・電話など、他人との交流においてスケジュールすべきものはないか? 学んでおきたいと思っていることはないか? 実行したい活動はないか?
個人雑用:身の回りで修理の必要なもの、買い替えが必要なもの、考慮を必要としているものはないか? じゃまなもの、ストレスを生じさせているもの、困ったものについてとることのできるアクションはあるか?
個人超越:現在の1週間、1ヶ月、1年間の計画に居心地の悪い点はないか? 「すべき」ことと「やらないといけない」と思い込んでいることを混同していないか? 人生レベルのマインドマップに、修正すべき無理な枝はないか? そもそも、君は幸せか? 人を幸せにしているか?

「GTD再入門」連載の記事にある堀さんのリストは少し違った形式。人によって「気になるポイント」が違うので、質問自体も多様になる。

ここまで長いリストに全て目を通すのはごくまれ(最初と、年末年始ぐらい?)だが、「やり残していることはない?」「やりたいけどやってないことはない?」と自分に問いかけるために、こうしたトリガーリストをどれか使ってみて、少しずつアレンジしながら、自分オリジナルの質問群を持っておくのがおすすめだ。

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